GTD hobbels

Toegegeven, je zou hier soms de indruk krijgen dat GTD een systeem is dat nauwelijks of geen gebreken kent. Het tegendeel is waar, al blijft het een goede manier van werken. Dustin Wax schrijft op dit moment een zeer lezenswaardige serie over "A New Vision of Productivity." In deel 3 bekritiseert hij GTD op een aantal punten, met de bedoeling om op deze punten tot een bijstelling of verbetering te komen.

RTM en GMail: Google Gadget

Het is geen geheim dat wij erg enthousiast zijn over zowel GMail als over Remember the Milk (RTM). Er was al een Add-on voor je Firefox webbrowser, waarmee je je RTM takenlijst in GMail kon tonen: erg handig. Het nieuws van RTM is nu dat er ook een Google Gadget beschikbaar is. In deze post worden de details besproken. In het kort de voordelen en de nadelen van de Gadget ten opzichte van de Add-on.

Pro:
* Deze gadget is onafhankelijk van je browser, dus op welke pc je GMail ook opent, je hebt 'm altijd in beeld. Handig als je veel op verschillende computers werkt;
* Deze gadget is en blijft up to date met ontwikkelingen bij GMail. De Add-on blijkt niet altijd goed te communiceren met GMail (du moment doet bijvoorbeeld de functionaliteit dat automatisch een taak wordt gevormd als je het e-mailbericht een ster toekent, het niet);
* Je bespaart ruimte doordat deze Gadget geplaatst wordt aan de linkerkant, waar ook je GMail labels staan, bijvoorbeeld. De Add-on daarentegen 'eet' flink wat ruimte van de rechterkant van je scherm.

Contra:
* De Gadget heeft nog niet de functionaliteit van de Add-on. De Gadget kent niet de functionaliteit dat automatisch een taak wordt gevormd als je het e-mailbericht een ster toekent, bijvoorbeeld. Als die functie werkt (!), is het hét handigste onderdeel van de Add-on.
* De functionaliteit dat je snel een taak toevoegt door in een venstertje wat te tikken (zoals bij de Add-on) bestaat niet.
* Het is allemaal vrij klein en propperig weergegeven.

Conclusie? Mijn conclusie is dat ik ze op dit moment allebei gebruik: de Gadget kost toch geen extra ruimte, terwijl de Add-on functioneler is. Ik hoop en verwacht dat de functionaliteit van de Gadget spoedig zal worden uitgebreid.

lifehack-boek

Een handig boek met tal van tips en trucs, helemaal gratis. Dat is Upgrade Your Life, gratis te downloaden via deze link.

Allen, Covey en Loehr

De methodes van David Allen en Stephen Covey zijn voor alledrie de frequente bezoekers van dit weblog ongetwijfeld enigszins bekend. In het college studievaardigheden hebben we ze als complementaire methoden gepresenteerd. David Allen begint immers op microniveau, dat in het Engels zo mooi 'grassroot level' genoemd wordt, terwijl Stephen Covey allereerst bij het grote verhaal en de grote doelen in ons leven begint.

Jim Loehr zal wat minder bekend zijn. Dat was hij althans bij mij wel. Loehr is een voormalig sportcoach, die productiviteitstrainingen geeft waarbij er vooral wordt gefocust op de balans tussen lichaam en geest, en mentale weerbaarheid.

In een artikel in Fortune worden de drie benaderingen met elkaar vergeleken. Dat artikel, getiteld 'Get a Life', is hier online te vinden. Paul Keegan beproefde de drie 'scholen' door een training bij elk van de drie te volgen, overigens voor bedragen waarbij mijn mentale weerbaarheid (en nog wat andere weerbaarheden) danig op de proef zou worden gesteld.

Keegan's conclusie: "David Allen's system was the most useful, Loehr's the most energizing, and Covey's the most profound."

Je bureau opruimen

Wat een uitdaging is dat! Maar een opgeruimd bureau betekent vaak een opgeruimde geest. De meeste mensen gaan nu eenmaal 's ochtends opgewekter aan het werk als het bureau leeg is - zelfs die mensen die het eigenlijk niet willen toegeven, omdat het ze niet lukt het bureau op te ruimen.

Frank Meeuwsen schrijft op lifehacking.nl een nuttige bijdrage met tien tips om je bureau opgeruimd te houden.

weekschema & 10 weken planner

Zoals beloofd aan de studenten van het A-jaar, volgt hier een weekschema én een tienwekenplanner.

een timer op je bureaublad

Een handigheidje. Sommige mensen werken meer geconcentreerd als ze werken aan de hand van een timer. Bovendien: misschien zit je achter je bureau en wil je niet vergeten dat je over een x aantal minuten weg moet, of de aardappels moet gaan schillen of wat ook. Met TimeLeft heb je een handige timer, gratis. Met dank aan lifehacking.nl.

het lege vel papier

Iedereen die van tijd tot tijd iets schriftelijks moet afleveren, kent het staren naar het lege vel papier. Meestal is het geen fysiek papier meer, maar digitaal, in Microsoft Word - maar het gevoel blijft hetzelfde: nu moet er iets op dat papier komen. En ik moet dat doen.

Misschien is het goed dan te beseffen dat als je begint te schrijven, dit er gewoon bij hoort. Je bent een zeldzaam genie als je, nadat je alle onderzoek gedaan hebt voor het werkstuk dat je moet gaan schrijven, ineens, zonder verder nadenken of haperen de tekst op het papier werpt. Sterker nog, het is goed om de tijd te nemen om creatief na te denken. Dat gebeurt ook terwijl je naar dat papier zit te staren.

Maar: 't moet ook weer niet te lang duren, want dan begint het verdacht veel te lijken op uitstelgedrag. Wanneer ben je aan het uitstellen en wanneer creatief aan het nadenken? De test ligt in het schrijven zelf. Als je creatief aan het nadenken bent, komt er uiteindelijk toch wat op papier. Trefwoorden, met pen op een groot vel papier geschreven. Of een fragmentje tekst, dat niet per se aan het begin van het verhaal hoeft te komen.

Tickler file: aandachtspunten

Een kort bericht, dat eigenlijk alleen bedoeld is om te verwijzen naar dit artikel op lifehack.org. Daar loopt een serie over de 'Basics' van GTD, en deze post is geheel gewijd aan de tickler file, het systeem met de 43 mappen.

Gordon MacDonald

Tijdens het college time management voor het A-jaar, afgelopen woensdag, werd als boektip een titel van Gordon MacDonald, Ordering Your Private World genoemd. Hieronder druk ik de inhoudsopgave af. Toen ik naar het boek zocht, stuitte ik ook nog op een weblog van Gordon MacDonald.

Tags versus hiërarchisch systeem in Windows

Dat een hiërarchische indeling van je archiefsysteem dat systeem vaak nodeloos ingewikkeld en onoverzichtelijke maakt, is een punt dat David Allen zeer overtuigend heeft gemaakt. Maar hoe zit het dan met de pc? Het systeem dat Windows ons biedt, is gebaseerd op hiërarchische systemen van mappen. Kan dat niet anders?

Het mooiste, en waarschijnlijk handigste, is het werken met een tag cloud, zoals je bijvoorbeeld bij Remember The Milk vindt. Maar ja, Windows biedt dat niet. Toch? Nu vond ik in deze post van Dustin Wax op lifehack.org een verwijzing naar dit programma dat de mogelijkheid biedt om tag clouds in Windows te maken, zodat je op die manier je documenten terug vindt. Helaas, alleen de 30 dagen trial is gratis. Daarna kost het programma $ 29.95.

Effectief lezen (2)

Een anekdotische illustratie bij de vorige post. Toen wij met drie jaargenoten in één studentenhuis woonden, planden we de grotere tentamens zo veel mogelijk tegelijk. Het gevolg was: veel gesprek over de tentamenstof. Tijdens de koffie over de structuur van het boek Jesaja of tijdens een wandeling over de finesses van de christologische strijd. De dingen die je niet weet, zoek je direct daarna op, en vergeet je dus niet meer. En wat de ander wist, maar jij niet, zet zich als vanzelf vast in je geheugen, want dát punt moet je toch zeker niet vergeten!

Prioriteiten

We horen zo vaak dat je 'nu eenmaal prioriteiten moet stellen' dat we meestal voorbijgaan aan de vraag óf je wel prioriteiten moet stellen. Natuurlijk, waar blijf je zonder prioriteiten? Toch behandelt deze post in GTD Times de vraag naar prioriteiten: niet alleen het hoe en wat, maar ook waarom en of je prioriteiten stelt.

Wat is namelijk het geval? Als je nauwkeurig aan al je acties prioriteiten hebt toegekend, gebeurt er iets ingrijpends, of soms maar iets kleins, dat je prioriteiten verandert. Iets dat in ieder geval maakt dat je nog eens stevig over je prioritering moet nadenken. Wat heb je aan het toekennen van prioriteiten als je in de praktijk tóch er niet aan toe komt om de zaken met de hoogste prioriteit het eerst aan te pakken?

Dus toch maar volgens de letter van GTD 'context' de voorrang geven boven 'prioriteit', zoals Michael Gorsline, de auteur van het aangehaalde artikel voorstelt? In het algemeen lijkt dat een goed advies; toch hangt het nog wel van meer factoren af. Bijvoorbeeld van de vraag of je veel in verschillende contexten bent, of dat je je doorgaans beweegt in contexten die allemaal sterk op elkaar lijken. Als je alle telefoontjes met je mobiel doet, vaak in de buurt van pc en internetverbinding bent en je agenda, documenten e.d. online bewaart, helpt een indeling in contexten je nog niet echt verder. Thuis of in de bibliotheek: de context verschilt niet zo veel. Bovendien: als je duizend dingen op je takenlijst hebt, moet je toch ergens beginnen; het liefst bij het belangrijkste.

Voor mij werkt 't het meest praktisch om in Remember The Milk (RTM) af en toe prioriteiten toe te wijzen - niet bij elk item, maar spaarzamelijk. Het is een open deur, maar als je aan alles een prioriteit 1,2 of 3 toekent, zie je snel door de bomen het bos niet meer. Maar dat éne telefoontje dat toch écht vandaag moet, kan maar het beste bovenaan je lijstje staan. Heel praktisch bij RTM: als je een taak aanmaakt en '1', '2' of '3' tikt, kent hij de prioriteit toe, en plaatst de taak boven ongeprioriteerde taken.

Zo kun je volgens mij én de GTD-indeling in contexten recht doen en toch zorgen dat je de belangrijkste dingen het snelste terugvindt. En doet, natuurlijk.

RSS readers: waarom, wat, hoe?

Op On Simplicity staat een helder stuk over het nut van RSS-readers, en hoe je ze kunt gebruiken.

Agenda: hoe en wat

Op lifehack.org vond ik een aardig artikel over de pro's en contra's van verschillende typen agenda's (papier, electronisch, online). Nu voldoet een papieren agenda uitstekend als je niet te veel afspraken hoeft te noteren (want dan kom je ruimte te kort), geen e-mails nodig hebt bij bepaalde afspraken, en als je niet aan tijdschrijven doet (want dat past moeilijk).

Persoonlijk houd ik erg van Outlook: je hebt een goed overzicht, veel mogelijkheden, kunt taken verschillende kleuren geven, kortom: alles wat je met een agenda wilt. Nadeel is dat je agenda op één bepaalde pc staat. Je kunt synchroniseren met een PDA, maar ja... soms is de accu leeg. Ik heb wel gekeken naar een agenda online, Google Calendar, maar qua functionaliteiten en uiterlijk wint Outlook het duidelijk.

In het artikel dat ik noemde vond ik een optie die me erg aanspreekt: Google Calendar Sync: een programma dat je Outlook Agenda synchroniseert met Google Calendar. Zo kan ik mijn PDA thuis laten als ik weet dat ik ergens anders aan een pc met internetconnectie ga werken, en afspraken die ik daar in Google Calendar noteer, komen automatisch in Outlook terecht.

Het nadeel? De mindere veiligheid en privacy. Online agenda's zijn kwetsbaarder voor inbraak, en Google kán in principe al mijn afspraken inzien. Vermoedelijk is niemand er in geïnteresseerd, maar een nadeel blijft het.

Notities maken, bewaren én terugvinden

Een belangrijke uitdaging bij elk onderdeel van de studie, maar met name bij scripties, is het gebruik maken van notities. Citaten uit boeken, bibliografische referenties, webpagina's - hoe verzamel je ze op een plek waar je ook weer makkelijk uit haalt wat je nodig hebt?

Er zijn twee goede mogelijkheden. De eerste is Microsoft OneNote. Dit programma blinkt uit door een handig systeem met notitieblokken, tabbladen en pagina's, waardoor je college-aantekeningen erg gemakkelijk kunt bewaren. Zelf gebruik ik het veel bij de preekvoorbereiding, omdat je er gemakkelijk bijvoorbeeld per vers een pagina gebruikt.

De andere optie is Evernote. Het voordeel van Evernote is dat het zichzelf synchroniseert met de account op het internet, zodat je overal bij je notities kunt. Evernote is dus handiger als je op verschillende plaatsen aan je scriptie werkt, bijvoorbeeld. Of als je veel grafische onderdelen en plaatjes van een webpagina wilt bewaren. Het handige van Evernote, onmogelijk bij OneNote, is dat het tekst in plaatjes herkent. Maar goed, welke theoloog heeft dat nu nodig?

Voor de theologische studie lijkt OneNote het handigst, vanwege het overzichtelijk karakter en omdat je toch meest met tekst werkt. Maar goed, Evernote is - in de eenvoudigste versie - gratis, dus handig voor erbij.

Firefox full screen

Voor een presentatie of schermopname kan het handig zijn, een webpagina op het hele scherm weer te geven. In Firefox is dat erg eenvoudig gemaakt: druk F11 om te schakelen tussen de normale weergave en de weergave op volledig scherm.

Voor de lifehack addict

Onder deze link vind je maar liefst ruim vijftig weblogs over productiviteit. Wie ze allemaal bijhoudt, reduceert waarschijnlijk zijn productiviteit aanzienlijk. Dus: voor de ware liefhebber van theorie over productiviteit.

Over prioriteiten

Erg nuttige bijdrage op lifehack.org. Er loopt een serie over de basisbeginselen van GTD. Deze aflevering gaat over het stellen van prioriteiten. Mijn persoonlijke favoriet is "eat a frog"!