Gordon MacDonald

Tijdens het college time management voor het A-jaar, afgelopen woensdag, werd als boektip een titel van Gordon MacDonald, Ordering Your Private World genoemd. Hieronder druk ik de inhoudsopgave af. Toen ik naar het boek zocht, stuitte ik ook nog op een weblog van Gordon MacDonald.

Tags versus hiërarchisch systeem in Windows

Dat een hiërarchische indeling van je archiefsysteem dat systeem vaak nodeloos ingewikkeld en onoverzichtelijke maakt, is een punt dat David Allen zeer overtuigend heeft gemaakt. Maar hoe zit het dan met de pc? Het systeem dat Windows ons biedt, is gebaseerd op hiërarchische systemen van mappen. Kan dat niet anders?

Het mooiste, en waarschijnlijk handigste, is het werken met een tag cloud, zoals je bijvoorbeeld bij Remember The Milk vindt. Maar ja, Windows biedt dat niet. Toch? Nu vond ik in deze post van Dustin Wax op lifehack.org een verwijzing naar dit programma dat de mogelijkheid biedt om tag clouds in Windows te maken, zodat je op die manier je documenten terug vindt. Helaas, alleen de 30 dagen trial is gratis. Daarna kost het programma $ 29.95.

Effectief lezen (2)

Een anekdotische illustratie bij de vorige post. Toen wij met drie jaargenoten in één studentenhuis woonden, planden we de grotere tentamens zo veel mogelijk tegelijk. Het gevolg was: veel gesprek over de tentamenstof. Tijdens de koffie over de structuur van het boek Jesaja of tijdens een wandeling over de finesses van de christologische strijd. De dingen die je niet weet, zoek je direct daarna op, en vergeet je dus niet meer. En wat de ander wist, maar jij niet, zet zich als vanzelf vast in je geheugen, want dát punt moet je toch zeker niet vergeten!

Prioriteiten

We horen zo vaak dat je 'nu eenmaal prioriteiten moet stellen' dat we meestal voorbijgaan aan de vraag óf je wel prioriteiten moet stellen. Natuurlijk, waar blijf je zonder prioriteiten? Toch behandelt deze post in GTD Times de vraag naar prioriteiten: niet alleen het hoe en wat, maar ook waarom en of je prioriteiten stelt.

Wat is namelijk het geval? Als je nauwkeurig aan al je acties prioriteiten hebt toegekend, gebeurt er iets ingrijpends, of soms maar iets kleins, dat je prioriteiten verandert. Iets dat in ieder geval maakt dat je nog eens stevig over je prioritering moet nadenken. Wat heb je aan het toekennen van prioriteiten als je in de praktijk tóch er niet aan toe komt om de zaken met de hoogste prioriteit het eerst aan te pakken?

Dus toch maar volgens de letter van GTD 'context' de voorrang geven boven 'prioriteit', zoals Michael Gorsline, de auteur van het aangehaalde artikel voorstelt? In het algemeen lijkt dat een goed advies; toch hangt het nog wel van meer factoren af. Bijvoorbeeld van de vraag of je veel in verschillende contexten bent, of dat je je doorgaans beweegt in contexten die allemaal sterk op elkaar lijken. Als je alle telefoontjes met je mobiel doet, vaak in de buurt van pc en internetverbinding bent en je agenda, documenten e.d. online bewaart, helpt een indeling in contexten je nog niet echt verder. Thuis of in de bibliotheek: de context verschilt niet zo veel. Bovendien: als je duizend dingen op je takenlijst hebt, moet je toch ergens beginnen; het liefst bij het belangrijkste.

Voor mij werkt 't het meest praktisch om in Remember The Milk (RTM) af en toe prioriteiten toe te wijzen - niet bij elk item, maar spaarzamelijk. Het is een open deur, maar als je aan alles een prioriteit 1,2 of 3 toekent, zie je snel door de bomen het bos niet meer. Maar dat éne telefoontje dat toch écht vandaag moet, kan maar het beste bovenaan je lijstje staan. Heel praktisch bij RTM: als je een taak aanmaakt en '1', '2' of '3' tikt, kent hij de prioriteit toe, en plaatst de taak boven ongeprioriteerde taken.

Zo kun je volgens mij én de GTD-indeling in contexten recht doen en toch zorgen dat je de belangrijkste dingen het snelste terugvindt. En doet, natuurlijk.

RSS readers: waarom, wat, hoe?

Op On Simplicity staat een helder stuk over het nut van RSS-readers, en hoe je ze kunt gebruiken.

Agenda: hoe en wat

Op lifehack.org vond ik een aardig artikel over de pro's en contra's van verschillende typen agenda's (papier, electronisch, online). Nu voldoet een papieren agenda uitstekend als je niet te veel afspraken hoeft te noteren (want dan kom je ruimte te kort), geen e-mails nodig hebt bij bepaalde afspraken, en als je niet aan tijdschrijven doet (want dat past moeilijk).

Persoonlijk houd ik erg van Outlook: je hebt een goed overzicht, veel mogelijkheden, kunt taken verschillende kleuren geven, kortom: alles wat je met een agenda wilt. Nadeel is dat je agenda op één bepaalde pc staat. Je kunt synchroniseren met een PDA, maar ja... soms is de accu leeg. Ik heb wel gekeken naar een agenda online, Google Calendar, maar qua functionaliteiten en uiterlijk wint Outlook het duidelijk.

In het artikel dat ik noemde vond ik een optie die me erg aanspreekt: Google Calendar Sync: een programma dat je Outlook Agenda synchroniseert met Google Calendar. Zo kan ik mijn PDA thuis laten als ik weet dat ik ergens anders aan een pc met internetconnectie ga werken, en afspraken die ik daar in Google Calendar noteer, komen automatisch in Outlook terecht.

Het nadeel? De mindere veiligheid en privacy. Online agenda's zijn kwetsbaarder voor inbraak, en Google kán in principe al mijn afspraken inzien. Vermoedelijk is niemand er in geïnteresseerd, maar een nadeel blijft het.