Old school labelmaker

Bij het opruimen van ons kantoor in Apeldoorn wilde ik de ordners ook opnieuw indelen. Volgens goed GTD-gebruik schrijf je niet op ordners, maar gebruik je labels. Nu bleek er hier een labelprinter aanwezig die ik allebei de lezers de vele lezers van dit weblog niet wilde onthouden. Wat een machine! Zo groot als een klassieke typmachine, met dito toetsenbord, reusachtige cassettes en een adapter waar je kamerolifantje flink over struikelen kan. Het betreft de Brother P-Touch PT 8000, die helaas niet meer nieuw leverbaar is. Via eBay kun je 'm nog wel aanschaffen. Wat rest zijn de foto's. Het ding werkt trouwens fantastisch.

Dropbox

Herkenbaar probleem: je werkt op meerdere computers aan een scriptie, en moet voortdurend oppassen dat je de juiste versie blijft gebruiken, én dat je het goede bestand op de juiste tijd bij je hebt.

Dropbox is dé oplossing voor dit probleem. Online worden je bestanden gesynchroniseerd, zodat waar je er ook aan wilt werken, je steeds de goede versie hebt. Ook voor samenwerken is Dropbox ideaal: je deelt een map en iedereen kan zijn gang gaan. Voordeel boven online samenwerken (zoals met Google Docs of Buzzword) is dat je ook aan het document kunt werken als je even niet online bent.

Tot 2 GB is Dropbox gratis. Voor $9.99 per maand heb je 50GB tot je beschikking. En... als iemand zich bij Dropbox aanmeldt via de link die jij toestuurde, krijg je 250MB aan opslagruimte er bij. Dus graag deze link gebruiken om je Dropbox-account aan te maken...

Projecten: wat en hoe?

Tijdens de wereldwijde #Tweekly review stuitte ik op een probleem in mijn systeem: de projecten zijn niet helder gedefinieerd en onderscheiden van areas of focus. Want een project is een complex dat meerdere acties vraagt en dat afgesloten kan worden (bijvoorbeeld: organiseer de mondelinge tentamens voor het volgend cursusjaar). Een area of focus, daarentegen, is een aandachtsgebied of commitment dat als zodanig niet wordt afgesloten. 'College geven' is er zo een, tenzij het gaat om 'colleges geven aan C-jaar 2009, mei-juni 2009' - dat is een project. Op de een of andere manier had ik dat onderscheid nog niet eerder bewust onder ogen gezien.

Nu heb ik in RTM wel veel lijstjes, maar het zijn meer areas of focus dan projecten. 'College', 'Kerkenraad' en dergelijke. Gevolg is dat overzicht over concrete projecten kan ontbreken, en bepaalde projecten versloffen (zoals 'wekelijks gras maaien'). Hoe kan ik nu een ordening maken waarin ik recht doe aan een indeling in projecten, terwijl ik tegelijkertijd de areas of focus helder houd? Mijn gedachte: de lijsten bij RTM worden uitsluitend projectlijsten. In de tags vermeld ik dan tot welke area of focus het behoort. Zo kan ik, als ik dingen voor de area of focus 'kerkenraad' wil gaan doen, eenvoudig in de tagcloud op de desbetreffende tag klikken. Nu nog eens kijken of het werkt.

Nog eens: browsers

Een heroverweging. Firefox is niet de snelste browser, ziet er niet het fraaiste uit, maar... je hebt wel het voordeel van de add-ons, waar Firefox trouwens ook niet sneller van wordt. Met name de add-on van RTM gebruikte ik erg vaak.

Maar juist aan die laatste begon ik wat te twijfelen. Immers, standaard staat die add-on ingesteld op Due Dates, wat betekent dat simpele Next Actions zo maar niet aan bod komen. En voor de ware adept van Getting Things Done is dat in één woord: vreselijk! Natuurlijk kun je het beeld wel wijzigen, maar in de praktijk was het bij mij toch zo dat ik aan steeds meer taken deadlines begon toe te wijzen die eigenlijk geen echte deadlines waren, maar halve plannetjes wanneer het eigenlijk wel aardig zou zijn als die taak voltooid was... waardoor het er niet van kwam en ik aan het uitstellen sloeg.

Kortom: tijd voor een aanpassing. Een week lang heb ik nu Google Chrome gebruikt. Zichtbaar sneller dan Firefox (of verbeeld ik me dat), fraaier beeld, én ik zie me genoodzaakt om het complete lijstjesoverzicht van RTM te gebruiken. Ik kijk ook geregeld naar de taken van vandaag en morgen, maar op de een of andere manier is dat toch minder dwingend dan bij de RTM add on in Firefox. Voorlopig bevalt dit me goed. Wachten maar weer totdat de nadelen hiervan me duidelijk worden.

Een handige timer

Erg praktisch als je jezelf een tijdlimiet oplegt voor een bepaalde taak: e.ggtimer. Geef de tijd in (in het Engels) en de timer loopt.

Tas leeg: overzicht

Het is erg praktisch om verschillende tassen te gebruiken voor verschillende contexten of taken. In mijn geval betekent dat bijvoorbeeld: een aparte koffer voor de catechisatie, waar de catechisatieboekjes, pennen en aantekeningen in blijven liggen, zodat ik er niet telkens naar op zoek hoef. Voor het werk in Apeldoorn gebruik ik een andere tas, waar dan weer de nodige boeken en onderdelen van de dissertatie in kunnen blijven zitten.

Een probleem dat bij deze werkwijze kan ontstaan, is: je bedenkt in Apeldoorn iets wat je voor de volgende keer moet meenemen, of je stopt thuis iets in je tas, bestemd om in een Apeldoorns postvak te doen, maar je neemt het ongezien weer mee naar huis. Bovendien kan er zich ongemerkt toch wat onnuttig papierwerk, of zelfs ronduit rommel, gaan ophopen in je tas.

De oplossing is even eenvoudig als doeltreffend, en bestaat uit twee maatregelen die ik heb genomen. Allereerst heb ik een mapje gemaakt, gelabeld 'transfer Apeldoorn', waarin ik alle dingen doe die naar Apeldoorn moeten of juist uit Apeldoorn meegenomen moeten worden naar huis. Dat mapje zit standaard in de tas. Het tweede is: telkens maak ik - in Apeldoorn - de tas helemaal leeg, en stal de boeken e.d. op mijn bureau uit. Aan het eind van de dag stop ik 't weer in de tas. Gevolg: overzicht over wat je meesleept. En je voorkomt dat er zich rommel ophoopt.

Beknopt en Goed Citeren (BGC)

Welke citeerstandaard gebruik je bij je scriptie? Er zijn tal van mogelijkheden. Vooral moet je consistent zijn in het citeren. Als nuttig hulpmiddel bieden wij 'Beknopt en Goed Citeren' (BGC) aan. Dit document is door drie AIO's samengesteld in de eigen zoektocht naar een goede citeerstandaard voor Apeldoorn. Onder deze link is het bestand in pdf te vinden.